Finanzen im Handumdrehen: mobile Apps in Buchhaltung & PV

Finanzen im Handumdrehen: Wie mobile Apps die Buchhaltung und Personalverrechnung verändern

In der heutigen digitalen Ära hat sich die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Buchhaltung und Personalverrechnung durchführen, dramatisch verändert. Die Einführung von mobilen Apps hat einen revolutionären Einfluss auf diese Prozesse, indem sie es Fachleuten ermöglichen, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen und gleichzeitig flexibler zu arbeiten. In diesem Beitrag werden wir einen genauen Blick darauf werfen, wie mobile Apps die Arbeitsweise von allen Mitarbeitern eines Unternehmens verändern können.

Welche Vorteile hat man durch mobile Apps?

Effizienzsteigerung durch Automatisierung

Eine der wichtigsten Auswirkungen von Buchhaltungs- und Personalverrechnungs-Apps ist die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben. Früher mussten Buchhalter*innen und Personalverrechner*innen manuelle Berechnungen durchführen und zahlreiche Dokumente durchsuchen, um die benötigten Informationen zu finden.
Mit mobilen Apps können diese Prozesse automatisiert werden, dies spart nicht nur viel Zeit, sondern verringert auch das Risiko von Fehlern, die bei manueller Dateneingabe auftreten können.

Das betrifft zum Beispiel die automatische Erfassung von Belegen und Rechnungen. Traditionell musste man jeden Beleg manuell eingeben und die entsprechenden Buchungen erstellen. Mit Hilfe von mobilen Apps können Belege nun einfach mit dem Smartphone oder Tablet gescannt werden. Die App erfasst dann automatisch die relevanten Daten wie Betrag, Datum, Lieferant und Kategorie und erstellt automatisch Buchungen in der Buchhaltungssoftware.

Im Bereich der Personalverrechnung ist es die automatische Berechnung von Löhnen und Gehältern, sowie die Zeiterfassung. Mit Zeiterfassungsapps können alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und Überstunden festhalten. Auch das Erfassen von Reisekosten kann unmittelbar erfolgen, inklusive sofortiger Übermittlung einer Quittung per Foto mit einem Mobilgerät.

Daraus werden dann automatisch die Lohn-, Reisekosten- und Gehaltsberechnungen durchgeführt, Steuern und Abzüge errechnet, und vieles mehr. Dies ermöglicht es der Personalverwaltung sich auf andere wichtige Aspekte wie z.B. Mitarbeiterengagement, Compliance und strategische Personalplanung zu konzentrieren.

Flexibler und Einfacher Zugriff auf Daten

Mobile Apps ermöglichen es Fachleuten, jederzeit und von überall aus auf wichtige Daten zuzugreifen. Sei es von zu Hause aus, unterwegs oder sogar im Ausland. Dies bedeutet, dass sie nicht mehr an ihren Schreibtisch gebunden sind, um auf Informationen zuzugreifen oder Berichte zu erstellen. Stattdessen können sie alle erforderlichen Daten direkt auf ihren mobilen Geräten abrufen, was die Effizienz und Produktivität erheblich steigert.

Angenommen, ein Buchhalter befindet sich auf einer Geschäftsreise und erhält einen Anruf von einem Kunden, der dringend Informationen zu einer bestimmten Transaktion benötigt. Anstatt auf die Rückkehr ins Büro warten zu müssen, kann der Buchhalter sofort reagieren und mittels mobiler Geräte auf die erforderlichen Daten zugreifen. Mit nur wenigen Klicks kann er die erforderlichen Informationen finden, wie z. B. den Transaktionsverlauf, Rechnungen oder Zahlungsbestätigungen und diese Daten dann mündlich oder per E-Mail weitergeben, oder auch schnell per Chat teilen.

Durch diese schnelle und effiziente Reaktion kann das Vertrauen des Kunden gestärkt und gleichzeitig sichergestellt werden, dass die Geschäftsprozesse reibungslos ablaufen, auch wenn man nicht im Büro ist.

Verbesserte Zusammenarbeit

Durch die Integration von Collaboration-Tools ermöglichen es mobile Apps den Buchhaltungs- und Personalverrechnungs-Expert*innen nahtlos mit ihren Kollegen und Kunden zusammenzuarbeiten. Sie können (wie im obigen Beispiel beschrieben) Dokumente teilen, gemeinsam an Projekten arbeiten und sogar in Echtzeit kommunizieren, unabhängig davon, wo sich die Beteiligten befinden. Dies fördert eine effektive Zusammenarbeit und ermöglicht es Teams, schneller und effizienter zu arbeiten.

Sei es durch eine spezielle App, oder „einfach“ nur mittels Google Sheets bzw. Microsoft Excel, die auch auf mobilen Geräten verfügbar sind. Damit können Buchhalter z.B. Berichte in der Cloud speichern und dem Kunden Zugriff gewähren. Beide Parteien können Änderungen vornehmen, Kommentare hinterlassen und in Echtzeit sehen, was der andere tut.

Bei Bedarf kann auch mittels Kommunikationsplattformen wie Slack oder Microsoft Teams in Echtzeit zu den Daten kommuniziert werden, dies hilft oft Missverständnisse zu vermeiden.

Höhere Datensicherheit

Die meisten mobilen Buchhaltungs- und Personalverrechnungs-Apps verfügen über robuste Sicherheitsfunktionen, die die Vertraulichkeit und Integrität sensibler Daten gewährleisten. Durch die Verwendung von Verschlüsselungstechnologien und anderen Sicherheitsmaßnahmen können Fachleute sicher sein, dass ihre Daten geschützt sind, selbst wenn sie von ihren mobilen Geräten aus darauf zugreifen.

Früher mussten diese Daten möglicherweise auf physischen Datenträgern wie Papierdokumenten oder USB-Sticks gespeichert werden, was ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellte. Diese Datenträger könnten leicht verloren gehen, gestohlen oder durch unbefugte Personen eingesehen werden. Auch E-Mail ist keine sichere Methode, um sensible Daten zu übertragen. Zum einen kann auch ein E-Mail abgefangen werden und zum anderen ist es schwer festzustellen, ob es beim Empfänger wirklich angekommen ist.

Durch die Verwendung einer gemeinsamen Plattform für eine App ist dieses Risiko jedoch erheblich zu reduzieren. Die App kann beispielsweise eine starke Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verwenden, um sicherzustellen, dass die Daten während der Übertragung und Speicherung geschützt sind. Darüber hinaus finden biometrische Authentifizierungsmethoden wie Fingerabdruck- oder Gesichtserkennung Verwendung, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf die App und die darin enthaltenen Daten zugreifen können.

Und es gibt keine Risiken oder Probleme?

Wo Licht ist, muss natürlich auch Schatten sein. Damit sind die Risiken gemeint, die ein mobiles Arbeiten mit sich bringt. Hier sind einige Punkte, die es zu berücksichtigen gilt:

Datensicherheit und Datenschutz

Da sensible Finanzdaten über mobile Geräte übertragen und gespeichert werden, besteht das Risiko von Datenschutzverletzungen oder Datenlecks. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die gewählte App gute Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung und Zugriffssteuerung implementiert, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten.

Auch das Speichern von sensiblen Daten in einer Cloud Lösung muss im Einklang mit der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) geschehen. Vor deren Verwendung muss also sichergestellt werden, dass der Cloud Provider sich an die Vorschriften der DSGVO hält. Was bei Anbietern aus den USA immer wieder ein Streitfall ist.
Kompatibilitätsprobleme
Es kann zu Kompatibilitätsproblemen zwischen verschiedenen Geräten und Betriebssystemen kommen, insbesondere wenn Unternehmen eine Vielzahl von Geräten und Plattformen nutzen. Dies kann die Effizienz beeinträchtigen und zu Fehlfunktionen oder Datenverlust führen.

Fehlende Funktionen oder Einschränkungen

Nicht alle Funktionen der Desktop-Version einer Buchhaltungssoftware sind möglicherweise in der mobilen App verfügbar. Dies führt zu Einschränkungen beim Arbeiten und zwingt den Benutzer zu Workarounds, um diese fehlenden Funktionen zu kompensieren. Damit kommt Frust auf und es müssen dann noch weitere Apps auf den Mobilgeräten installiert und auch gewartet werden.

Abhängigkeit von Internetverbindung

Mobile Buchhaltungs-Apps erfordern in der Regel eine Internetverbindung, um auf Daten zuzugreifen oder Transaktionen durchzuführen. Eine schlechte oder instabile Internetverbindung kann die Produktivität beeinträchtigen und zu Verzögerungen führen. Dies ist besonders bei Reisen ins Ausland zu berücksichtigen.

Verlust oder Diebstahl von Geräten

Bei der Verwendung von mobilen Geräten für die Buchhaltung besteht das Risiko, dass diese verloren gehen oder gestohlen werden. Dies kann zu einem potenziellen Datenverlust oder unbefugtem Zugriff auf sensible Informationen führen, wenn die Geräte nicht angemessen gesichert sind. Hier sollte darauf geachtet werden, dass das verwendete Gerät eine „Remote-Wipe“ Funktion unterstützt. Diese ermöglicht es Geräte aus der Ferne mittels z.B. Mobile Device Management (MDM) zu löschen, oder zu resetten.

Cloud, oder nicht Cloud…

Mobiles Arbeiten, insbesondere gemeinsam mit anderen Personen, die ebenso auf die Daten zugreifen sollen, erfordert immer irgendeine Art von Cloud Lösung. Dies kann eine Cloud sein, die man mit anderen Firmen teilt (Multi-tenant Cloud). Wie zum Beispiel von Microsoft oder Google. Manche Anbieter können auch „private Clouds“ zur Verfügung stellen, die dann für nur ein Unternehmen zugänglich sind. Diese Variante ist üblicherweise jedoch sehr kostenintensiv.

Und dann kann man natürlich auch noch die „Cloud“ selbst betreiben und eine spezielle lokale Lösung (on Premises) zu verwenden, die es ermöglicht, mobil über eine App zu arbeiten, ohne zwangsläufig auf die Cloud zurückgreifen zu müssen. In solchen Fällen ist es jedoch wichtig, zu garantieren, dass die Daten sicher und geschützt sind.
Einige Hersteller bieten solche lokalen Lösungen mit mobiler Anbindung an. Dazu zählen z.B. SAP, Microsoft Dynamics, Oracle und Infor.

Fazit

Insgesamt haben mobile Apps die Arbeitsweise von Buchhalter*innen und Personalverrechner*innen grundlegend verändert. Sie bieten Effizienzsteigerungen, Flexibilität, einfachen Zugriff auf Daten, verbesserte Zusammenarbeit und höhere Datensicherheit. Angesichts dieser Vorteile ist es keine Überraschung, dass immer mehr Unternehmen und Fachleute in der Buchhaltungs- und Personalverrechnungsbranche auf mobile Apps umsteigen, um ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben.

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